备案问题，如果你的空间服务商（主机提供者）是国内的话，那么你的网站就必须备案。国内的唯一好处就是不会被墙+速度比较快（同等条件下）。
国内的主机空间的费用普遍比国外的高，如果你并非面向大众，仅是面向小群用户的话，如果他们能够谅解，那么最好选择国外的。（主机方面，建议使用VPS或者云服务，而非不靠谱的虚拟空间）
国外的主机商的话，相信这个帖子的其他楼层会比较详细的说明，所以在这里就不多说。
关于论坛程序，如果你的用户都是IT 类的小白（或者说接收力不强，少折腾）的话，最好使用国内的Discuz 和Phpwind （因为国内大部分论坛都是使用这两款，他们应该能很快速的掌握）。如果是接收力比较强（比如程序员、IT从业者的话）可以考虑其它小众程序，比如http://
vanillaforums.org/ 或http://
esotalk.org/forum/ 费用方面，不会太高。
如果你的论坛上会出现大量的资源（比如影音类），你应该引导你的用户使用体验好的网盘类服务（如快盘）。
以你的规模的话，正常情况每年千元以内应该足够。